Les outils de gestion de références bibliographiques

Un logiciel de gestion bibliographique est un logiciel destiné à établir, stocker, trier et exploiter des références bibliographiques d’articles, d’ouvrages ou même de sites web en vue de faciliter la citation et d’automatiser la production de bibliographies pour les diverses publications scientifiques.

Principe de fonctionnement

Les outils de gestion de références bibliographiques sont basés sur le principe de la séparation des données et de la mise en forme. En effet, toutes les informations et données sont stockées dans une base de données dans des champs distincts (auteur, titre, lieu de publication,…) ce qui permet d’y avoir recours en appliquant pour chaque texte une mise en forme différente et adaptée aux contraintes des maisons d’édition, institutions de recherche, revues etc.                   Concrètement, les informations enregistrées dans la base de données se présentent donc par exemple ainsi :

Pour votre thèse vous devez par exemple appliquer le style de la norme allemande DIN 1505-02 :

Hensel, Fanny: Tagebücher. Wiesbaden : Breitkopf & Härtel, 2002 — ISBN 3-7651-0369-9

Pour la publication d’un article dans une revue, on vous demande de respecter un autre style particulier (ici celui de la revue trajectoires) :

Hensel, Fanny (2002) : Tagebücher. Wiesbaden (Breitkopf & Härtel).

Et pour une présentation d’une bibliographie thématique de votre université, vous devez fournir des références conformes à encore un autre style (ici celui de l’EHESS) :

Hensel Fanny, Tagebücher, Wiesbaden, Breitkopf & Härtel, 2002.
Ces trois mises en forme différentes peuvent donc être produites en quelques clics et secondes seulement avec un outil de gestion de références bibliographiques.

Les fonctionnalités des outils de gestion de références bibliographiques

 1. Alimenter la base de données

Les outils vous permettent

  •  d’ajouter des notices bibliographiques manuellement
  •  de récupérer des notices d’un catalogue de bibliothèque
  •  d’importer et d’exporter des notices bibliographiques

2. Travailler avec les références bibliographiques

Vous pouvez

  •  rechercher et trier des notices
  •  organiser les notices dans des dossiers et sous-dossiers
  •  travailler avec des mots clés dans la bibliographie
  •  annoter les notices bibliographiques

3. Exploiter les références bibliographiques

Il est possible de

  •  générer à la volée une bibliographie de références sélectionnées selon différents styles prédéfinis
  •  intégrer les références bibliographiques dans un traitement de texte (Word / OpenOffice) pour citer les références dans le texte

 

Les différents types d’applications

1. Un logiciel spécifique

Un logiciel qui s’installe sur un ordinateur personnel et stocke toutes les données en local. Comme par exemple :

  • Endnote (logiciel payant)
  • Jabref (logiciel gratuit)
Avantage : Cette solution garantit une indépendance par rapport à une connexion internet, car toutes les informations sont enregistrées sur un ordinateur personnel. Il est donc possible de travailler sur et avec les données même sans avoir une connexion internet.
Inconvénient : Si on change souvent d’environnement de travail (sur un ordinateur de bureau, à la maison, un ordinateur portable, un ordinateur à la bibliothèque etc.), un logiciel spécifique installé en local est peu adapté, car les données sont justement enregistrées sur un ordinateur et l’accès à distance n’est pas possible.

2. Une plate-forme en ligne

Une application internet qui stocke toutes les données sur un serveur. L’accès se fait par un compte personnalisé. Par exemple :

  • Refworks (payant, se renseigner pour une licence campus auprès de son université)
  • connotea (gratuit)

Avantages et inconvénientssont inversés par rapport à la solution du logiciel installé en local. La plate-forme en ligne permet une synchronisation optimale pour quelqu’un qui travaille sur plusieurs postes de travail différents, mais représente un inconvénient en cas de situation de travail sans connexion internet.

 3. Plugin / extension dans le navigateur Firefox

L’application se présente sous forme de module additif à installer dans le navigateur internet Firefox.

  • zotero (gratuit)

L’outil zotero peut d’ailleurs aujourd’hui  être installé comme logiciel autonome (standalone) ou comme extension pour certains navigateurs internet, notamment Firefox. Grâce à un système de compte personnalisé sur le serveur de zotero, cet outil cumule les avantages des deux solutions précédentes. Les données sont enregistrées sur un ordinateur personnel, mais sont synchronisées avec un serveur distant ce qui permet d’avoir recours à ses références bibliographiques de n’importe quel poste de travail tout en les ayant aussi en local sur son propre ordinateur.

Critères de choix pour un outil

Pour les travaux pratiques de notre séminaire, nous avons choisi zotero comme outil de travail, mais nous encourageons nos participants de se renseigner aussi auprès de leur université et de leur centre de recherche concernant les outils et licences proposés. Voici une courte liste de critères pour le choix d’un outil :

  • Compatibilité en matière de récupération automatique de notices avec les catalogues de bibliothèques et bases de données les plus consultés
  • Le respect des formats standard pour l’importation/exportation
  • Fonctionnalités minimales souhaitées
  • Le coût du logiciel et l’accès éventuel à des licences campus via son université
  • La complexité / le temps de formation à l’utilisation
  • Mode de travail personnel (sur un ou plusieurs ordinateurs)
  • Compatibilité avec son système d’exploitation (Windows, Mac, Linux)
  • La variété / l’adaptabilité des styles de bibliographies

Pour approfondir ces questions, voici quelques liens : http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_de_gestion_bibliographique http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Bibliographic_Software_and_Standards_Information http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software

Récupération automatique, importation et exportation

Les deux premiers critères sont sans doute les critères déterminants et méritent d’être brièvement développés. La récupération automatique de notices bibliographique provenant de catalogues de bibliothèques et de bases de données est fondamentale. Elle peut s’effectuer de différentes manières.

1. Une fonction de transfert entre l’outil de recherche et l’outil de gestion de bibliographies

                        C’est le cas pour zotero par exemple : si l’outil de recherche est compatible, une fonction permet de récupérer en quelques clics soit une liste de résultats soit une seule notice bibliographique.

2. Une fonction d’exportation dans l’outil de recherche et une fonction d’importation dans l’outil de gestion de bibliographies

                      La fonctionnalité importation / exportation est doublement importante. Premièrement, elle permet donc aussi la récupération automatisée de notices bibliographiques d’un outil de recherche (notamment dans les catalogues des réseaux de bibliothèques allemandes) vers son outil de gestion de références bibliographiques. Les formats informatiques reconnus sont BibTex, Endnote, RDF, RIS ; certains outils de gestion de bibliographies gèrent aussi le format bibliothécaire MARC. Si le logiciel de gestion de bibliographies que l’on choisit lit et exporte dans ces formats, on garde – deuxièmement – aussi une liberté vis-à-vis des différents logiciels, car on peut changer de logiciel à tout moment sans perdre les références déjà recueillies précédemment.

3. Une fonction d’interrogation à distance de bases de données dans l’outil de gestion de bibliographies

                          RefWorks propose une troisième manière de récupérer automatiquement des notices bibliographiques de catalogues, bibliographies et de bases de données : c’est l’outil de gestion de bibliographies qui fait office de métamoteur en interrogeant directement les ressources via une interface commune RefWorks.  En passant par le protocole Z39.50, un protocole d’interconnexion utilisé dans le monde bibliothécaire, on a dans RefWorks accès au catalogue de la BNF par exemple, alors qu’une récupération de notices de la BNF n’est pas possible avec zotero. En revanche, cette interface de recherche présente aussi l’inconvénient de tous les  métamoteurs : puisque la recherche n’est pas effectuée dans l’interface de la ressource en question, mais dans une interface implantée par dessus, on n’a pas accès à toutes les fonctionnalités de recherche et de combinaison de critères de l’interface originale.


Annette Schläfer

Annette Schläfer est documentaliste et webmaster au CIERA.

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